Privacy Policy

1. Bevezető

Tisztelt ügyfeleim és leendő ügyfeleim!

Adatkezelési tájékoztatómat a Magyarországon 2018. május 25-én hatályba lépő általános adatvédelmi rendelet (A természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló 2016/679/EU rendelet, azaz a GDPR (2016/679/EU), valamint Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) figyelembevételével készítettem el.

Nyilatkozom, hogy ügyfeleim személyes adatait a legnagyobb körültekintéssel kezelem, és eleget teszek az alábbi adatkezelési alapelvek követelményeinek:

  • Adatokat csak tisztességesen és törvényesen szabad megszerezni és feldolgozni;
  • Adatokat csak meghatározott és törvényes célra szabad tárolni, és attól eltérő módon nem szabad felhasználni;
  • Az adatoknak tárolásuk céljával arányban kell állniuk, és meg kell felelniük e célnak, azon nem terjeszkedhetnek túl;
  • Az adatoknak pontosaknak, és ha szükséges, időszerűeknek kell lenniük;
  • Az adatok tárolási módjának olyannak kell lennie, amely az adatalany azonosítását csak a tárolás céljához szükséges ideig teszi lehetővé;
  • Megfelelő biztonsági intézkedéseket kell tenni az automatizált adatállományokban tárolt személyes adatok védelme érdekében a véletlen vagy jogtalan megsemmisítés, vagy véletlen elvesztés, valamint a jogtalan hozzáférés, megváltoztatás vagy terjesztés megakadályozására.

 

2. Az adatkezelő és elérhetősége

 

Név: Kótai Krisztina egyéni vállalkozó (a továbbiakban: „Szolgáltató”)

Székhely: 7400 Kaposvár Kőrösi Csoma Sándor utca 113.

E-mail-cím: info@kotaitranslation.com

Telefonszám: +36 20 383 4015

Adószám: 59426798-1-34

Nyilvántartási szám: 57457051

 

3. A kezelt adatok köre

 

Ön a Szolgáltatóval kötött Szerződés aláírásával/a weboldal használatával elismeri, hogy a jelen Adatkezelési tájékoztatóban foglaltakat megismerte és hozzájárul ahhoz, hogy a Szolgáltató az Ön által megadott adatokat az irányadó jogszabályok szerint kezelje és nyilvántartsa.

 

  • Általános meghatározás

A Szolgáltató által kezelt személyes adatok azon adatok, amelyek a Szolgáltató szolgáltatásainak igénybevétele és teljesítése során a Szolgáltató birtokába kerülnek, illetve kerülhetnek, a Szolgáltató szolgáltatását megrendelők, ajánlatkérők, a Szolgáltató online felületét igénybe vevők által közölt személyes adatok révén, továbbá az Ön által a Szolgáltató részére továbbított minden személyes adat.

Ezen személyes adatok különösen, de nem kizárólagosan a következők lehetnek:

Személyes adatok

  • név;
  • születési hely és idő;
  • anyja születési neve;
  • személyi igazolvány szám, lakcímkártya szám, lakcím;
  • személyi azonosító jel;
  • TAJ szám, adóazonosító jel, bankszámlaszám;
  • email cím, telefonszám.

Különleges személyes adatok

  • faji eredetre, nemzetiséghez való tartozásra vonatkozó adat;
  • egészségi állapotra vonatkozó adat;
  • kóros szenvedélyre vonatkozó adat;
  • bűnügyi személyes adat.

 

3.2. Szerződéses jogviszonnyal, ajánlatadással összefüggésben történő adatkezelés

A Szolgáltató a tevékenységének ellátásához, megrendelői részére a szolgáltatás nyújtásához ajánlatot készít, illetve szerződést köt, valamint a működéséhez szükséges beszerzési és archiválási, valamint iratkezelési tevékenységet folytat. E körben a lent felsorolt adatokat kezeli és őrzi meg a megjelölt időpontig, az alábbi célok érdekében:

  • kapcsolattartás (értékesítési célú megkeresés);
  • szerződéskötés;
  • szerződések teljesítése;
  • számla- és kintlévőségkezelés;
  • szerződéses jogi igények (pl. panasz, szavatossági kifogás) érvényesítése;
  • szerződés megszűnését (teljesítés vagy megszüntetés) utáni iratkezelés és archiválás.

 

4. Az adatkezelés célja

Adatkezelés Kezelt adatok Cél Jogalap
Kapcsolatfelvétel és ajánlatkérés Név, e-mail, telefonszám, cégnév, üzenet, feltöltött fájl Kapcsolattartás, ajánlat készítése, szerződés előkészítése A szerződéskötést megelőző lépések megtétele
Fordítási projekt teljesítése Kapcsolattartási adatok, fordítandó dokumentumok, projektadatok Fordítás projektfeldolgozás, kommunikáció Szerződés teljesítése
Számlázás Számlázási név, cím, cégnév, adószám és egyéb számlázási adatok Számla kiállítása és megőrzése Jogi kötelezettség
E-mailes kommunikáció Az üzenetek és mellékletek tartalma Ajánlatadás, projektkommunikáció, dokumentumküldés Szerződés előkészítése vagy teljesítése

A leendő ügyfelek által önként megadott adatokat kizárólag a leendő ügyfeleim ajánlatkérésének feldolgozására, árajánlatom elkészítésére, illetve az általuk kezdeményezett kapcsolatfelvételre való válaszadásra használom fel, fordítási célból. Az adatokat harmadik személy részére nem adom ki. Amennyiben az árajánlat adása után az ügyfél nem tart igényt a szolgáltatásomra, az adatokat haladéktalanul törlöm.

Az ajánlatkérési űrlap kitöltésével ügyfeleim hozzájárulnak az általuk ilyen formában elküldött személyes adatok (név, email cím, mobil telefonszám), feladatleírás, valamint a fordítandó, illetve lektorálandó szövegre vonatkozó bármely, általuk közölt adat elolvasásához, valamint ezeknek az árajánlat készítéséhez való felhasználásához, megrendelés esetén pedig a fordítás vagy lektorálás idejére való tárolásához.

Az elkészült fordításokat és a lektorált szövegeket az eredeti szövegekkel együtt bizalmasan kezelem és 5 éves időtartamon túl nem őrzöm meg. A tárolás előtt visszavonhatatlanul kitörölöm belőlük a magánszemélyek személyes adatait, valamint minden olyan adatot, amelyekből azokat ki lehet következtetni. A fent említett fájlokat biztonságos, jelszóval védett pendrive-on, zárható szekrényben tárolom.

A fordítások során előállított fordítási memóriákat, valamint az elkészült fordításokat és a lektorált szövegeket a személyes adatoktól megtisztított formában, amelyekből ezáltal lehetetlen az egyedi fordításokra vonatkozó adatok kinyerése, illetve a későbbi megrendelések következetes nyelvhasználattal történő teljesítéséhez szükséges szöveg elemzés céljára korlátozott ideig tárolom.

Annak érdekében, hogy az Ön által megrendelt szolgáltatást minél hatékonyabban tudja teljesíteni, fordítástámogató szoftvert és/vagy egyéb eszközöket alkalmazok. A fordítástámogató szoftver memóriája a rendszerbe került adatokat meghatározott ideig tárolja, annak érdekében, hogy bizonyos szövegrészek a későbbiekben ismételten felhasználásra kerülhessenek.

Az egyes megrendelők által küldött anyagokat megrendelőnként elkülönítve tárolom, így csak azon szövegrészek kerülhetnek ismételten felhasználásra az Ön által megrendelt szolgáltatás teljesítése során, melyek az Ön által korábban rendelkezésre bocsátott dokumentumokból származnak.

Elektronikus levelezést biztonságos, felhasználónévvel és jelszóval levédett email fiókon keresztül folytatok. Ügyfeleim email-címét csak a munkakapcsolathoz, illetve a munkavégzéshez szükséges ideig tárolom. Számítógépemet tűzfallal ellátott vírusirtóval védem.

Weboldalamon csak és kizárólag Google Analytics került alkalmazásra, más módon nem gyűjt felhasználói személyes adatokat. Hírlevelet ügyfeleimnek nem küldök.

Az adatkezelés során a tudomásomra jutott, mind az elektronikus információs rendszerben tárolt, mind a hagyományos papíralapú adathordozókon tárolt adatokat a legnagyobb körültekintéssel, szigorúan bizalmasan kezelem és minden törvényes eszközzel törekszek védeni azokat különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, egyéb visszaélés, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés ellen műszaki és szervezési intézkedésekkel.

Számláimat a billingo.hu zárt, sorszámozott rendszerében készítem el, amely megfelel a GDPR követelményeinek. A számlákon szereplő adatokat bizalmasan kezelem, biztonságos, jelszóval védett pendrive-on tárolom, és azokat a könyvelőn kívül másnak nem adom ki. A számlákat, illetve a fordítók által a számlázás alátámasztásához küldött nyilvántartásokat  a NAV ellenőrzésekre előírt 5 éves időtartamig biztonságos módon tároljuk, utána azok törlésre kerülnek.

Ügyfeleim kérésére bármikor felvilágosítást nyújtok az általam kezelt személyes adataikról, illetve kérésükre haladéktalanul és visszavonhatatlanul törlöm azokat. Amennyiben bármilyen kérdése van jelen Adatvédelmi tájékoztatóval kapcsolatban, az alábbi módokon veheti fel velem a kapcsolatot:

Telefonon: 06 20 383 4015
E-mailben: info@kotaitranslation.com
Levélben: Kótai Krisztina 7400 Kaposvár Kőrösi Csoma Sándor utca 113.